Fi

Viisi tapaa parantaa työn tehokkuutta

28.3.2017

Olet juuri valmistautumassa työhön, mutta saatkin yllättävän puhelinsoiton. Kun lopetat puhelun, puhelin soi taas. Sen jälkeen työkaverisi kysyy sinulta jotakin ja keskustelette muutaman minuutin. Sitten unohdatkin jo, mitä tehtävää olit aloittamassa. Nykytyöelämä edellyttää taitoa, jolle on jopa keksitty oma nimi, multitaskaus - moniosaaminen. Tässä viisi tärkeää asiaa, jotka huomioimalla selviydyt hektisessä työympäristössä.

Jaa työtehtävät

Arvioi tilanteesi organisaatiossa – muista kenen alaisuudessa olet ja kuka on sinun alaisesi. Ehkä teetkin jonkun toisen työtehtäviä ja voisit helposti osoittaa osan niistä jollekin, joka on suorassa vastuussa niiden toteutumisesta. Jos työsi on projektiluontoinen, voit jakaa projektia asettamalla selkeitä tavoitteita ja vastuualueita.

Aikatauluta tehtävät

Eräs ongelma nykypäivän työympäristössä on työtehtävien priorisoinnin puuttuminen. Näyttää siltä, että uusia tehtäviä syntyy jatkuvasti, etkä tiedä enää mistä aloittaa. Tehtävien listaaminen tärkeysjärjestyksessä näkyville tietokoneesi näytölle tai puhelimeesi auttaa sinua hahmottamaan, mitä sinun täytyy tehdä tänään ja mitä voit siirtää huomiselle.

Valitse oikeat työkalut

Aika on rahaa. Voit kaivaa lapiolla, mutta saada nopeammin tuloksia kaivurilla. Arvioi kuinka kauan aikaa työhön kuluu valitulla työtavalla. Ammattimaiset työkalut auttavat nopeuttamaan projektien täytäntöönpanoa, ja niiden huolellinen valinta ja osaaminen kasvattavat tehokkuutta.

Arvioi työn kesto

Ihmiset yleensä yliarvioivat kapasiteettinsa. Arvioi huolellisesti kuinka kauan jonkin työn tekeminen kestää. On olemassa erilaisia ajankäytön hallinnan sovelluksia, jotka auttavat sinua jakamaan tehtäviä ja hallitsemaan niihin tarvittavaa aikaa. Kokeile merkitä työtehtävät kalenteriisi!

Pidä taukoja

Pitkillä työpäivillä on negatiivinen vaikutus tehokkuuteen. Useat tutkimukset osoittavat, että 4-5 tehokkaan työtunnin jälkeen huomiokyky heikkenee ja päätöksiä aletaan tehdä tunteiden, ei logiikan, perusteella. Pidä taukoja! Työn tauottaminen vähentää virheitä ja lopputuloksena teet työsi paremmin ja nopeammin.